Circa mang lại gì cho nhà thuốc của bạn?
Kênh bán online của Circa giúp nhà thuốc mở rộng khách hàng, tăng doanh số và bắt nhịp thị trường — mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
Cẩm nang vận hành Nhà thuốc Online 👋
Tổng hợp toàn bộ tài liệu đào tạo: xử lý đơn, đóng gói, vận chuyển, sử dụng POS, chính sách đổi/trả, đối soát và cả hướng dẫn marketing – triển khai tại nhà thuốc. Có vấn đề hay cần học gì — cứ gõ vào ô tìm kiếm phía trên hoặc chọn mục bên dưới.
Tổng quan đơn hàng Online
Quy trình áp dụng cho tất cả đơn hàng online phát sinh từ nền tảng Circa.vn, được hệ thống tự động phân bổ về cửa hàng trong chuỗi. Circa.vn là website TMĐT cung cấp đa dạng mặt hàng chăm sóc sức khỏe; khách có thể tự bỏ sản phẩm vào giỏ, hoặc chat với dược sĩ online để lên đơn đúng nhu cầu.
4 loại đơn theo thời gian giao
| Loại đơn | Điều kiện | Thời gian giao |
|---|---|---|
| ⚡ Giao nhanh | Có hàng sẵn tại cửa hàng | 30 phút |
| 🚚 Giao 2h | Có hàng tại cửa hàng khác trong chuỗi | 2 giờ |
| 📦 Giao 24h | Không có hàng sẵn tại tất cả cửa hàng | 24 giờ |
| 🗺️ Giao liên tỉnh | Đơn giao về tỉnh không trực thuộc HCM, HN, ĐN | Theo tuyến |
8 trạng thái của một đơn hàng
- Chờ thanh toán: đơn chuyển khoản/thẻ chưa ghi nhận thanh toán.
- Chờ nhập hàng: đơn thiếu hàng, cần xử lý mua hàng.
- Đang xử lý: đơn đủ hàng, chờ cửa hàng xuất bán.
- Chờ giao hàng: đơn đã đóng gói xong, chờ vận chuyển.
- Đang giao hàng: tài xế đang trên đường giao.
- Đã giao: tài xế giao thành công.
- Đã hủy: đơn bị hủy theo yêu cầu khách hoặc hệ thống.
- Giao thất bại: đơn giao thất bại đến người nhận.
Thao tác xử lý đơn Online
1. Tiếp nhận & xử lý đơn đủ hàng trên POS
Khi có đơn online phân bổ về cửa hàng và cửa hàng đang có đủ hàng, màn hình POS sẽ hiển thị popup thông báo tiếp nhận đơn.
2. Xử lý đơn KHÔNG đủ hàng
Khi đơn thiếu sản phẩm, hệ thống tự động tạo PO nhập tồn ảo cho cửa hàng và giữ hàng cho đơn. Theo dõi trong mục Đơn hàng Online – Sẵn sàng lấy hàng.
- Tỷ lệ giao đạt trên 75% số lượng đơn
- Giá trị đơn trên 150.000đ
- Khách đã xác nhận đồng ý giao thiếu
3. Theo dõi tất cả đơn — tránh sót đơn
Kiểm tra định kỳ theo ca: Truy cập POS → Lọc theo trạng thái đơn hàng → Xử lý ngay các đơn đang chờ.
Hướng dẫn đóng gói đơn hàng Online
Phạm vi: áp dụng cho tất cả đơn từ kênh trực tuyến (Website, Facebook, Zalo, Sàn TMĐT, Hotline) vận chuyển qua đơn vị thứ ba hoặc shipper nội bộ.
Bước 0 · Phân loại sản phẩm để chọn cách đóng gói
| Hình thức | Áp dụng cho |
|---|---|
| 📦 Đóng hộp (Carton) | Thuốc hộp giấy, chai lọ thủy tinh, TPCN dạng lọ, hàng dễ móp méo hoặc đơn giá trị cao giao nội thành, và tất cả đơn đi tỉnh giao bằng GHTK. |
| 🛍️ Đóng túi (Nilon/Niêm phong) | Hàng tiêu dùng khó móp vỡ (bông tẩy trang, mặt nạ, chai nhựa, TPCN dạng túi zip) giao nội thành. |
4 bước thực hiện chi tiết
Tiêu chuẩn kiểm tra cuối cùng (trước khi giao shipper)
- Sản phẩm bên trong đã đúng và đủ theo đơn chưa?
- Nếu là hộp: lắc nhẹ có nghe tiếng va đập không? (Nếu có là chưa đạt.)
- Mã vận đơn đã rõ ràng và không bị dán đè lên nếp gấp chưa?
Bàn giao cho đơn vị vận chuyển
| Đơn vị vận chuyển | Thời gian tài xế đến lấy hàng |
|---|---|
| Ahamove / Grab (nội thành) | Tối đa 25 phút — quá 25 phút chưa đến, liên hệ CSKH ngay |
| GHTK | Trong 24 giờ — quá 24h chưa đến, liên hệ CSKH ngay |
Thu tiền từ đơn vị vận chuyển
| Hình thức | Cách xử lý |
|---|---|
| 💵 COD (tiền mặt) | Cửa hàng không thu tiền từ đơn vị vận chuyển. Circa đối soát doanh thu và hoàn tiền về cửa hàng 1 lần/tuần. |
| 💳 Chuyển khoản / Thẻ | Circa đối soát doanh thu và hoàn tiền về cửa hàng 1 lần/tuần. |
Phí ship tham khảo
- Đơn nội thành dưới 100.000đ: phí ship 25.000đ
- Đơn nội thành từ 100.000đ trở lên: miễn phí ship
- Đơn tỉnh — ví doanh nghiệp từ 100.000đ: miễn phí ship
- Đơn tỉnh bình thường từ 300.000đ: miễn phí ship
Hướng dẫn sử dụng Circa POS
POS gồm 6 nhóm chức năng: Bán hàng · Kho hàng · Mua hàng · Sản phẩm · Báo cáo · Hỗ trợ. Bấm từng mục để xem thao tác chi tiết.
Đường dẫn: Bán Hàng → Bán Tại Quầy → Tạo đơn mới → Scan sản phẩm → Thanh Toán.
- Scan QR sản phẩm cần bán (điều chỉnh đơn vị và số lượng).
- Bán liều: chọn liều thuốc (combo) đã tạo sẵn và scan nhập sản phẩm trong combo.
- Nhập thông tin khách: nếu chưa có, thêm khách (SĐT, tên, độ tuổi/năm sinh) rồi lưu.
- Xuất hóa đơn VAT: nhập chính xác thông tin. Không nhập thì đơn vẫn xuất dạng "Khách lẻ không lấy hóa đơn". Hóa đơn tự động xuất trong ngày — sai sót cần điều chỉnh liên hệ kế toán.
- Khuyến mãi: thêm chương trình KM, deal voucher (nếu có).
- Phí cắt liều: phụ phí khi bán thuốc liều — chỉ áp dụng cho nhà thuốc nhượng quyền FS.
Hình thức thanh toán
- Tiền mặt: bấm thanh toán → đơn tự hoàn tất và trừ tồn kho.
- Chuyển khoản: hệ thống tạo QR động (không xóa ghi chú). Nhận đủ tiền → đơn tự hoàn tất, bấm "Đóng" để in hóa đơn. Trạng thái: Hủy QR / Kiểm tra / Chờ xác nhận / In mã QR. Không có QR động → cho khách chuyển khoản thủ công (QR tĩnh) và bấm hoàn tất khi đã xác nhận tiền vào.
- Quẹt thẻ.
TH1 — Đơn toàn sản phẩm hết hàng (mất giao dịch hoàn toàn):
TH2 — Sản phẩm còn hàng nhưng tồn ít hơn số lượng khách mua: khi nhập vượt tồn, hệ thống hiện thông báo cho chọn xử lý phần thiếu. Chọn "Không, chỉ ghi nhận" → phần thiếu được ghi nhận mất giao dịch; vẫn bán số lượng có sẵn.
Đường dẫn: Bán Hàng → Đơn Hàng Tại Quầy → tìm đơn cần trả → bấm vào đơn → Trả hàng. (Đơn online: Bán Hàng → Đơn Trả hàng → nhập mã ĐH → Tạo Đơn.)
- Chọn sản phẩm cần trả, hoặc trả nguyên đơn. Trả 1 phần chỉ được nếu đơn không có voucher.
- Điều chỉnh số lượng hoàn trả nếu trả 1 phần.
- Chọn phương thức hoàn tiền: Tiền mặt → phát sinh phiếu chi tiền mặt trừ vào đối soát tại quầy; Hình thức khác → không phát sinh phiếu chi.
- Nhập lý do trả hàng. Nếu có cài đặt duyệt trả hàng → yêu cầu SĐT khách và xác thực OTP.
Kiểm tra tồn: tại giao diện quản lý tồn kho có thể kiểm tra tồn, in lại tem nếu còn tồn, hoặc tải dữ liệu toàn bộ tồn kho.
Chuyển hàng (Kho Hàng → Luân chuyển tồn → Chuyển hàng)
- Import chuyển hàng (số lượng lớn): chọn chi nhánh nhận → Tải file mẫu → điền Mã SP, Owner, Đơn vị, Lote, Date, Vat, số lượng → chọn file để import.
- Chuyển thủ công: chọn chi nhánh nhận → Xác nhận → hệ thống sinh phiếu TRF → scan/thêm sản phẩm → Xác nhận → Đồng ý → scan lô date → Xác nhận → in phiếu dán lên thùng.
Nhận hàng (Kho Hàng → Luân Chuyển Tồn → Phiếu Nhận)
Xem trạng thái "chờ nhận hàng" → chọn mũi tên (có thể search theo mã TRF) → scan QR sản phẩm để nhận (tem lỗi thì tăng số lượng thủ công + in tem mới) → "Đã nhận" → "Hoàn tất".
Đường dẫn: Mua Hàng → Yêu Cầu Mua Hàng → Tạo Phiếu → chọn lý do → thêm sản phẩm và điều chỉnh số lượng → Gửi duyệt (gửi cho chủ nhà thuốc để mua hàng về cho khách hoặc mua bù tồn).
Tìm mã sản phẩm: Sản phẩm → Danh sách sản phẩm → search tên → lấy mã. Bấm mũi tên cuối dòng để xem lịch sử tồn kho.
In tem giá (Sản phẩm → In tem giá hàng loạt)
- Cách 1 — Import file mẫu: điền Product_ID (bắt buộc), Seller_code, Unit, Quantity → Import. Tối đa 140 tem/lần in.
- Cách 2 — Thêm thủ công: tìm sản phẩm theo mã/tên → chọn chủ sở hữu → hệ thống cập nhật số tem.
Xem sản phẩm thay đổi giá: Sản phẩm → Sản phẩm thay đổi giá. Đọc giá: bên trái là giá cũ → bên phải là giá mới. Sản phẩm ngành thuốc tự động chuyển "Đã xử lý".
Nhóm Báo cáo: Tổng quan, Dashboard, Xuất báo cáo bán hàng, nhập hàng, chuyển hàng, tồn kho.
Xuất báo cáo đơn bán hàng: Báo Cáo → Xuất báo cáo đơn bán hàng → chọn "Danh sách đơn hàng bán hoàn tất" (hoặc chi tiết) → chọn thời gian → Xuất File. Đây là báo cáo dùng để kiểm tra đối soát đơn online (xem mục Đối soát).
Nhóm Hỗ trợ: Phản hồi của tôi · Hướng dẫn sử dụng · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ 1800 2039 · Tra cứu QR.
Tạo ticket: Hỗ trợ → "Phản hồi của tôi" → Tạo ticket → Tạo yêu cầu → chọn "Vấn đề cần hỗ trợ", ghi rõ lý do, đính kèm hình/file → Gửi yêu cầu.
Theo dõi ticket: tìm theo mã phiếu / trạng thái / thời gian. Trạng thái: Chờ xử lý Đang xử lý Đã xử lý Hủy. Ticket "Đã xử lý" → cửa hàng có thể đánh giá và góp ý cho CS.
Chính sách Đổi · Trả · Hoàn tiền
- Hư bể / giao sai / giao thiếu: trong 24 giờ.
- Liên quan chất lượng (kém chất lượng, cận date): trong 5 ngày.
- Trả hàng do đặt sai: trong 24 giờ (đơn không dùng mã khuyến mãi).
Lý do được đổi: hư bể · giao sai · giao thiếu · kém chất lượng · cận date · có dấu hiệu đã khui mở/đã qua sử dụng.
Bằng chứng: hình ảnh/video thể hiện rõ tình trạng sản phẩm. Circa có thể yêu cầu bổ sung nếu mờ/nhòe.
Yêu cầu khi gửi hàng đổi: đóng gói theo quy định · gửi trả toàn bộ sản phẩm (gồm phụ kiện, quà tặng nếu có) · tình trạng như khi nhận.
Lý do được trả: khách đặt sai · hư bể · giao sai · giao thiếu · kém chất lượng · cận date · đã khui mở/đã qua sử dụng.
Hình thức hoàn tiền
- Trả trực tiếp tại cửa hàng: nhân viên hoàn tiền mặt trực tiếp.
- CSKH lên mã vận đơn thu hồi: kế toán hoàn tiền qua tài khoản ngân hàng trong 2–3 ngày (không tính cuối tuần, lễ tết).
Phí trả hàng
- Miễn phí nếu hàng nhận bị thiếu/sai/bể vỡ/khác mô tả/đã qua sử dụng.
- Trả do đặt nhầm/không muốn nhận: trả trực tiếp tại cửa hàng không mất phí; nếu Circa book DVVC thì khách trả phí theo App vận chuyển tại thời điểm lên mã vận đơn.
- Hàng thông thường: đóng gói, chèn lót như ban đầu kèm giấy tờ/phụ kiện/quà tặng, nhưng không niêm phong bề mặt thùng trước khi gửi vì DVVC có thể cần kiểm tra.
- Hàng dễ vỡ: đặt đúng chiều, dán chặt nắp tránh đổ/rò rỉ · có dấu hiệu đổ bể/rò rỉ thì bọc thêm bao bì nhựa · hình dáng đặc biệt cần đóng gói cẩn thận.
Hướng dẫn đối soát đơn Online
Đối soát chốt dữ liệu vào thứ 4 hàng tuần, gửi cửa hàng vào thứ 5. Thanh toán trong 3 ngày làm việc kể từ khi gửi. Thắc mắc/khiếu nại xử lý ở kỳ đối soát tiếp theo.
Cách tải & kiểm tra báo cáo
- Cột Tổng tiền hàng = tổng tiền theo giá bán sau deal, trước voucher.
- Cột Tổng tiền = tổng tiền nhà thuốc thực thu từ khách.
- Circa thanh toán lại cho nhà thuốc theo giá trị hàng bán ra trước deal, trước voucher.
Các đơn online được hoàn tiền cho nhà thuốc: đơn COD · chuyển khoản · payoo/thẻ · ví doanh nghiệp.
Marketing & Triển khai tại nhà thuốc
Sau khi tham gia training, đây là các hoạt động giúp nhà thuốc kích hoạt kênh bán online và kéo đơn về cửa hàng. Mỗi đơn khách quét mã QR/affiliate của nhà thuốc đều được ghi nhận doanh thu về đúng nhà thuốc mình.
Nhà thuốc Thiên Ân
QUÉT MÃ
LÊN ĐƠN THUỐCONLINE NGAY
1. Trưng bày QR & triển khai tại nhà thuốc
2. Script dược sĩ chủ động giới thiệu khách
Khi tư vấn tại quầy, dược sĩ có thể tham khảo lời thoại sau (bấm để sao chép):
3. Đăng bài trên Facebook / Zalo của nhà thuốc
Đăng bài giới thiệu tính năng đặt thuốc online. Có thể dùng caption mẫu dưới đây (thay tên & link nhà thuốc mình):
4. Trải nghiệm thực tế — tự đặt 1 đơn
Sau buổi training, anh/chị nên tự đặt một đơn trải nghiệm (hoặc nhờ bạn bè quét mã QR đặt thử). Việc này giúp:
- Hiểu rõ quy trình đặt hàng và vận hành từ phía khách.
- Trực tiếp trải nghiệm các ưu đãi dành cho khách hàng.
- Tự tin hơn khi tư vấn và giới thiệu dịch vụ cho khách sau này.
5. Tin nhắn mẫu gửi nhà thuốc (copy & dùng lại)
Mẫu tin nhắn gửi anh/chị nhà thuốc kèm QR & hướng dẫn triển khai:
Lưu ý quan trọng
A. Hỗ trợ khách hàng đặt hàng online
- Dược sĩ hỗ trợ, hướng dẫn và thao tác mẫu khi khách cần.
- Gửi link "Hướng dẫn đặt hàng online tại Circa.vn" cho khách tự theo dõi.
- Mục tiêu: khách tự tin tự đặt hàng sau 1–2 lần được hướng dẫn.
B. Đơn có dấu hiệu gom hàng
Khi phát hiện đơn bất thường (số lượng lớn, cùng địa chỉ, lặp lại nhiều lần…):
C. Phân biệt đơn Online và bán Offline
| Hình thức | Quy định xử lý |
|---|---|
| 🌐 Đơn Online (Circa.vn) | Xử lý theo đúng quy trình trong cẩm nang này. |
| 📞 Offline (gọi điện / Zalo) | Xuất đơn offline tại quầy · tự đặt xe giao hàng (không dùng hệ thống Circa) · thu phí giao trực tiếp từ khách. |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Khi popup hiện trên POS, bấm [Xử lý đơn] → xuất bán sản phẩm → đóng gói đúng quy định → bấm [Đã đóng gói] (tự book vận chuyển) → in hóa đơn bỏ trong kiện, in phiếu vận chuyển dán ngoài. Lỗi/lệch tồn → báo nhóm Zalo 'Hỗ trợ đơn online'.
Mua bù từ thuocsi.vn / NCC ngoài / cửa hàng Circa khác → xử lý giao khách trong 24h. Không mua được → báo CS. NCC giao thiếu chỉ được giao thiếu khi đủ 3 điều kiện: tỷ lệ giao >75%, đơn >150.000đ, khách đã đồng ý.
Ahamove/Grab nội thành: 25 phút. GHTK: 24 giờ. Quá thời gian chưa có tài xế → liên hệ CSKH ngay. Đơn dưới 100m thì khách tự đến nhận.
Không. Cửa hàng không thu tiền từ đơn vị vận chuyển. Circa đối soát và hoàn tiền về cửa hàng 1 lần/tuần.
Chốt thứ 4, gửi thứ 5, thanh toán trong 3 ngày làm việc. Circa thanh toán theo giá trị hàng bán ra trước deal, trước voucher. Đơn được hoàn: COD, chuyển khoản, payoo/thẻ, ví doanh nghiệp. Cuối tháng ký biên bản.
Được trả nếu gửi yêu cầu trong 24h và đơn không dùng mã khuyến mãi; còn mới 100%, nguyên nhãn mác. Tối đa 2 đơn đặt sai/tháng. Hàng đông lạnh không hỗ trợ. Đặt sai không áp dụng đổi hàng (chỉ trả).
24 giờ kể từ khi "giao thành công". Vấn đề chất lượng (kém chất lượng, cận date) là 5 ngày. Cần hình/video rõ tình trạng. Thiếu/sai/bể vỡ được miễn phí chuyển phát.
Kiểm tra nắp/miệng nguyên vẹn, bọc tối thiểu 3 lớp xốp nổ, đóng hộp carton, dán băng keo chữ H, dán nhãn "Hàng dễ vỡ". Kiểm tra cuối: lắc nhẹ hộp không nghe tiếng va đập mới đạt.
Trưng bày QR/affiliate của nhà thuốc tại quầy, in poster, dược sĩ chủ động giới thiệu bằng script, đăng bài Facebook/Zalo. Mọi đơn khách quét mã của mình đều ghi nhận doanh thu về nhà thuốc. Xem đầy đủ ở mục Marketing & Triển khai.
Sản phẩm → In tem giá hàng loạt. Import file mẫu (Product_ID bắt buộc), tối đa 140 tem/lần. Tem thường in giấy trắng, tem KM in giấy vàng. In thử 1 trang, QR đủ lớn để quét, đơn vị Excel khớp hệ thống.
Số lượng lớn / cùng địa chỉ / lặp lại → Pending đơn, không xử lý và báo ngay CSKH kèm thông tin đơn.
Không. Đó là bán Offline: xuất đơn offline tại quầy, tự đặt xe giao, thu phí trực tiếp. Chỉ đơn từ Circa.vn mới xử lý theo quy trình online.
Cho khách chuyển khoản thủ công bằng QR tĩnh, chỉ bấm Hoàn tất đơn khi đã xác nhận tiền vào. Không xóa ghi chú trên QR động. Đã nhận tiền nhưng lỗi không hoàn tất → bấm "Chờ xác nhận".
Nhóm Zalo 'Hỗ trợ đơn online' hoặc CSKH Circa.vn. Hotline 1800 2039 (24/7), email hotro@circa.vn. Trên POS: Hỗ trợ → "Phản hồi của tôi" → tạo ticket.
Tài liệu gốc — tìm hiểu kỹ hơn
Nội dung trong cẩm nang được tóm tắt từ các tài liệu chính thức dưới đây. Bấm vào tài liệu để xem trực tiếp ngay trên trang (kèm toàn bộ ảnh chụp màn hình từng bước) — hoặc mở tab mới / tải về.
docs/. Khi chia sẻ, hãy gửi kèm cả thư mục docs/. (Nếu đưa lên hosting/web thì xem được ở mọi thiết bị.)Tổng hợp từ 5 tài liệu đào tạo chính thức của Circa/Buymed · Cẩm nang nội bộ dành cho nhà thuốc nhượng quyền